Assinatura Digital do Termo de Aceitação: com segurança uma medida que transforma dias em minutos

Pedro Ministro, Secretário Técnico para a Transformação Digital

Os processos de transformação digital são uma realidade crescente na maioria das organizações, quer sejam empresas, organismos públicos ou entidades que integram o setor social, e alguns deles têm vindo a ser objeto de apoio público, por via do COMPETE2020, sendo o caso, designadamente, do Sistema de Apoio à Transformação Digital da Administração Pública (SATDAP).

Um dos objetivos do processo de transformação digital, no âmbito do COMPETE2020, reside na desmaterialização do ciclo de vida de um projeto, desde a candidatura ao encerramento. Para que tal se torne uma realidade, importa assegurar um processo de assinatura integralmente digital do Termo de Aceitação (TA), documento de formalização dos termos em que o projeto deverá ser executado.

Atualmente, o prazo decorrido entre a data da notificação ao Beneficiário da disponibilidade do Termo de Aceitação para assinatura, e a sua submissão no sistema, decorre, em média, 43 dias. A generalização da assinatura digital nos projetos comunitários contribuirá para o aumento da eficiência dos processos, permitindo que a assinatura do Termo de Aceitação ocorra de forma mais expedita, reduzindo ao mínimo o tempo médio necessário para o efeito; Idealmente, pretende-se que a sua assinatura e submissão possa ser possível no próprio dia da notificação, encurtando-se, deste modo, significativamente os prazos.

É, pois, esse o foco da Medida #215, do Simplex +.

A Medida #215, Assinatura Digital

A Medida #215 – Assinatura Digital pretende possibilitar que, de uma forma simples, rápida, segura e mais eficiente, seja possível confirmar, (i) quem outorga o contrato, (ii) a qualidade em que o faz, e (iii) se tem poderes para obrigar a pessoa coletiva que representa.

O processo pressupõe o prévio registo dos outorgantes no SCAP (https://www.autenticacao.gov.pt/a-autenticacao-de-profissionais), o que irá permitir associar a uma pessoa singular atributos (competências) relativos à pessoa coletiva (empresa, organismo público) que representa. No caso das empresas poderá ser atribuído ao administrador, gerente, diretor, ou ainda, a um seu procurador (www.procuracoesonline.mj.pt), competência para a prática de diversos atos (art.º 8.º, da Portaria n.º 73/2018, de 12 de março), designadamente no que respeita à “apresentação e execução de candidaturas a fundos nacionais ou comunitários” (n.º 1, al. c)). Este reconhecimento é feito com recurso ao já referido SIRCOM, a cargo do IRN Se a pessoa coletiva for um organismo público, será possível o reconhecimento da qualidade de trabalhador em funções públicas ou de dirigente (art.º 11.º, da Portaria n.º 73/2018, de 12 de março), por intermédio do DRE, gerido pela INCM. O processo de inscrição no SCAP é simples e expedito, sendo a confirmação da qualidade requerida dada em poucos dias..

Uma vez confirmada a qualidade pretendida no SCAP, a pessoa singular em causa poderá, então, proceder à assinatura qualificada de qualquer documento, mediante a utilização do Cartão do Cidadão (https://www.autenticacao.gov.pt/cc-assinatura) ou da Chave Digital Móvel (https://www.autenticacao.gov.pt/cmd-pedido-chave).

Para a assinatura do Termo de Aceitação, o sistema irá disponibilizar um ficheiro, certificado digitalmente, podendo o Beneficiário optar por (i) assinar o documento diretamente no sistema ou, então, (ii) proceder ao download do ficheiro. No primeiro caso, todos os outorgantes de todas as entidades poderão assinar (quase) em simultâneo o documento, independentemente do local físico onde estejam, estando a sua submissão assegurada no sistema. Caso se opte pela descarga do ficheiro, cada outorgante poderá assinar digitalmente o documento, (re) enviando-o eletronicamente aos demais outorgantes e, finalmente, fazendo o seu upload no sistema e assim concluir a sua submissão.

Do lado do COMPETE2020, a validação da conformidade do TA será simplificada, na medida em que será possível (i) confirmar que o documento assinado corresponde ao que foi disponibilizado pelo sistema e (ii) que o (s) outorgante(s) do mesmo vinculam a(s) pessoa(s) coletiva(s) candidata(s).

A assinatura digital poderá ainda ser utilizada durante a execução do projeto, designadamente aquando da formalização dos Pedidos de Pagamento.

Atualmente, após o registo dos documentos de despesa, o sistema gera um documento que carece de assinatura conjunta do Responsável da Entidade e do Contabilista Certificado / Revisor Oficial de Contas / Responsável Financeiro. Ora, também aqui, a utilização da assinatura digital permitirá simplificar o processo, facilitando e desmaterializando a sua formalização, mediante a confirmação junto das Ordens Profissionais, da qualidade profissional do outorgante.

Participantes

O desenvolvimento e implementação desta Medida resulta de um trabalho conjunto de diversos organismos da Administração Pública e de Ordens Profissionais.

Do lado da Administração Pública, para além do COMPETE2020, participam (i) a Agência para Modernização Administrativa (AMA), enquanto responsável pela gestão da Chave Digital Móvel (CDM) e do Sistema de Certificação de Aptidões Profissionais (SCAP), e, como providers de atributos deste sistema, (ii) o Instituto dos Registos e do Notariado (IRN), gestor do Sistema Integrado do Registo Comercial (SIRCOM), (iii) a Imprensa Nacional Casa da Moeda (INCM), enquanto gestora do Diário da República Eletrónico (DRE), e (iv) a Direcção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP), gestora do Sistema de Informação de Organização do Estado (SIOE).

Do lado das Ordens Profissionais, participam a Ordem dos revisores Oficiais de Contas (OROC) e a Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC), igualmente como providers de atributos do Sistema de Certificação de Aptidões Profissionais (SCAP).

Benefícios esperados

Os benefícios, diretos e indiretos, da generalização da assinatura digital são diversos e de natureza distinta.

Simplifica-se o processo de formalização do projeto, permitindo-se que a assinatura do TA seja imediata e em qualquer lugar, sem necessidade de deslocação  para autenticar a qualidade do outorgante e sem a necessidade da presença física de todos os outorgantes. Assim, caso o Beneficiário o pretenda, pode assinar o TA no momento seguinte à notificação. Associado a este beneficio, promove-se uma diminuição dos custos de contexto, decorrentes na eliminação de custos, diretos e indiretos, associados ao reconhecimento da(s) assinatura(s) e ao custo de oportunidade inerente.

Por outro lado, incrementa-se a segurança e confiabilidade jurídica, ao isentar a confirmação e validação dos documentos digitalizados, cujo upload foi feito pelo Beneficiário. O próprio documento, através das suas certificações, permitirá que automaticamente se confirme (i) ser o TA pretendido, (ii) quem o assinou, (iii) as funções que desempenha na respetiva entidade, e (iv) a vinculação jurídica desta à pessoa singular.

Desburocratiza-se e simplifica-se o processo de validação interna do COMPETE2020 (consequentemente, dos Organismos Intermédios), uma vez que, da automatização referida no ponto anterior, os Técnicos deixarão que estar obrigados ao processo de verificação e validação da conformidade formal do TA submetido com o que foi disponibilizado pelo sistema.

Noutra perspetiva, a assinatura digital permitirá um maior nível de desmaterialização dos processos, evitando os custos ecológicos associados à impressão dos documentos e facilitando o processo de armazenamento dos mesmos.

Este benefício, potencia, ainda a facilidade e fiabilidade de (re)utilização de dados, na medida em estes estarão num formato digital e estruturados de modo a poderem ser tratados e reutilizados.

Em termos mais globais, importará, ainda, referir os benefícios decorrentes de externalidades positivas e da difusão que este projeto poderá ter pelo seu efeito multiplicador e de demonstração, permitindo que os Beneficiários, em função da experiência que venham a ter, possam internalizar o mesmo processo noutros procedimentos.

Nota: Artigo elaborado com a colaboração da AMA