Plataforma Operacional Integrada de Gestão
O IGeFE pretende com este projeto a criação de uma plataforma que permita englobar os diversos processos relativos às suas diversas áreas funcionais
| Entrevista a Luís Farrajota, vogal do IGeFE e responsável pelo projeto Plataforma Operacional Integrada de Gestão |  |
| Quais os principais desafios com que se depararam no desenvolvimento do projeto? |
Em primeiro lugar foi a mudança cultural da organização na gestão, em que o grande desafio foi a alteração da cultura dos recursos envolvidos para processos apoiados em circuitos tecnológicos. Por outro lado, foi a mudança de paradigma na gestão de sistemas de informação. Passar de um conjunto de silos de informação isolados e não comunicantes para um hub de informação com grande enfoque na interoperabilidade e na auditoria processual. A dimensão e distribuição geográfica dos intervenientes foi outro desafio. Cerca de 5000 escolas dispersas de norte a sul do país e respetivos utilizadores do sistema, cerca de 3.000 utilizadores. A criação de um modelo único de gestão de controlo e auditoria, garantindo a fiabilidade da informação para a tomada de decisão. |
| Quais os resultados concretos do projeto? |
A digitalização dos processos de negócio, eliminando o recurso ao papel, permitindo: uma eficácia redobrada, eficiência na implementação e controlo das medidas, bem como e não menos importante, a celeridade processual. Um sistema transversal de gestão, permitindo a comparabilidade entre as várias atribuições e competências afetos à função educativa, que por si só, garante a análise entre a relação input/output – avaliação de políticas públicas. A criação de um sistema integrado de gestão, que possibilita a realização das diversas fases do circuito de despesa, nomeadamente: medir, analisar, questionar e decidir com base em informação unificada, controlada e fiável, através da implementação de algoritmia e intelligence, como bases de sustentação de um sistema crítico. |
| Qual o contributo do COMPETE 2020 para os objetivos que definiram para o projeto? | O COMPETE2020 permitiu alavancar um projeto estrutural e de base para qualquer tipo de organização - quer seja pública ou privada - neste caso no Instituto de Gestão Financeira da Educação I.P (IGEFE I.P). Nesta medida, deixo desde já um destaque extremamente positivo, a existência deste tipo de medidas, uma vez que permite às organizações acompanhar as exigências da própria Sociedade em si, pelo que, sem a existência deste contributo, projetos deste género não seriam de todo possíveis, criando um “gap” maior entre as exigências dos diversos players e a capacidade de resposta das organizações. Tendo em conta que as Sociedades são cada vez mais dinâmicas, seria de salutar que este tipo de medidas pudesse ter continuidade e perdurar no tempo. |
O Projeto
O Instituto de Gestão Financeira da Educação, IP (IGeFE) tem por missão garantir a programação, a gestão financeira e o planeamento estratégico e operacional do Ministério da Educação e Ciência (MEC).
O IGeFE, no contexto das suas atribuições, é responsável por um conjunto de processos críticos de gestão, acompanhamento e controlo dos meios físicos e financeiros no âmbito dos estabelecimentos de ensino portugueses.
A complexidade e extensão destes processos obriga à recolha, normalização, validação, tratamento e processamento de uma grande quantidade de informação, proveniente em larga medida de fontes externas, estando atualmente suportado em múltiplos ficheiros de Ms Excel, Ms Access e SQL.
O suporte aplicacional atual do IGeFE releva sérias carências, face aos meios tecnológicos presentemente utilizados, mas que importa ultrapassar de forma a melhorar significativamente a eficiência e nível de controlo sobre estes processos.
Face a esta situação, o IGeFE pretendeu com este projeto a criação de uma plataforma que permita englobar os diversos processos relativos às suas diversas áreas funcionais, a qual será identificada como POIG – Plataforma Operacional Integrada de Gestão.
Esta plataforma tem como objetivo agregar a informação tratada a nível das diversas áreas de atuação do IGeFE, garantindo a sua compatibilidade e permitindo o tratamento sistematizado, uniformizado e centralizado da informação, face às atribuições do Instituto, libertando recursos dispersos ao longo de outras estruturas e organismos geridos através do orçamento do MEC e reduzindo custos através da racionalização de métodos e sistemas.
Pretende-se igualmente implementar medidas de deteção e prevenção de fraudes e controlo dos gastos públicos.
A Plataforma servirá como elemento centralizador da informação existente a nível dos vários sistemas processuais que servirão de suporte às diferentes atribuições do IGeFE, os quais se pretendem redesenhar, de forma a garantir:
- Consolidação e normalização processual;
- Consolidação e normalização da informação;
- Automatização de processamento da informação;
- Automatização da validação e controlo de informação;
- Criação de mecanismos colaborativos com as várias entidades;
- Consolidação dos protocolos de segurança.
O Apoio COMPETE 2020
O projeto conta com o apoio do COMPETE 2020 no âmbito do Sistema de Apoio à Transformação Digital na Administração Pública (SATDAP), envolvendo um investimento elegível de 2 milhões de euros o que resultou num incentivo FSE de 1,1 milhões de euros.
Links Relacionados
Webpage | IGeFE